为规范芙蓉学院经济与管理系统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。

办公室负责会议管理，做好会议记录的纸质档和电子档。会务工作主要由办公室负责，期间主席团以及各个部门通过会议下发通知，以及统一安排活动。

会议分类，不同的会议按要求及时做好相关的准备工作以及会议记录。

（一）本会实行例会制度。部长例会每周一次，作本周工作总结，并讨论下周活动计划；各部每两周至少一次部门例会，会上对上一阶段工作进行总结，并公布下一阶段工作计划；涉及到两个或以上部门开会要先向主席团申请。由主席团参与的会议办公室负责会议记录，各部门例会安排本部门专人负责会议记录，包括时间、地点、主要内容、发言人、记录人等。

（二）所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间，所有与会人员不得看报纸杂志、听音乐、接听手机等做与会议无关的动作。发现有以上情况者，按管理条例进行扣分。

（三）会议实行签到制度，各学生干部要严格遵守会议的开始时间，提前5分钟到达会议现场，会议开始前5分钟在学风督察部处签到。主席团、部长、干事均不得无故迟到。

（四）会议应至少提前一天通知，如果是紧急会议则是收到就通知，不拖拉。

（五）会议请假须向部门分管主席请假，同意之后向自律部报备。例会请假三次（累计）算旷会一次。